Che sia un dipendente del condominio o un servizio esterno il portierato deve garantire la privacy dei condomini e rispettare il trattamento dei dati. Cosa c’è da sapere.
Il servizio di portierato e di reception in condominio comporta inevitabilmente il trattamento di molteplici dati personali. Basti pensare per esempio alla gestione della posta, al rapporto con i corrieri, al rapporto con i fornitori, alle comunicazioni sulla gestione degli impianti e dei servizi comuni, al controllo degli accessi con identificazione dei visitatori all’ingresso.
Appare imprescindibile fornire al portiere precise e dettagliate istruzioni sul trattamento dei dati personali sia nel caso in cui sia dipendente del condominio, sia nel caso in cui il servizio di portierato sia affidato ad un soggetto esterno con contratto d’opera o di appalto.
Il portiere che presta la sua attività alle dipendenze del condominio dovrà essere autorizzato al trattamento dal condominio.
La gestione delle nomine scritte non è più obbligatoria ma consigliata, in quanto consente di provare di aver fornito tutte le indicazioni ed istruzioni necessarie sui limiti e le modalità da osservare per gestire le informazioni. Se il servizio è esternalizzato, il condominio dovrà procedere a nominare la società affidataria quale responsabile del trattamento.
Il portiere, in ogni caso, dovrà trattare i dati personali conosciuti nello svolgimento della sua attività osservando il vincolo di riservatezza cui è tenuto sulla base degli accordi in essere con il condominio o con la società per cui lavora.
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di Immacolata Del Pezzo, avvocato
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