Il gruppo Epra dà inizio a una nuova era nel mondo privacy diventando la prima società a far firmare la documentazione agli interessati.
Troppo spesso si pensa che per adempiere al Regolamento UE 679/2016 sulla privacy basti ricevere dalla società di consulenza la documentazione per ogni condominio e custodirla in un cassetto: purtroppo non è così. Gli articoli 13 e 14 del regolamento europeo obbligano l’amministratore di condominio a inviare le informative sul trattamento dei dati personali ai condomini, fornitori e dipendenti per ottenerne la presa visione.
Le informative devono essere sottoscritte singolarmente e qualora l’interessato fosse “lento” nel prenderne visione, il responsabile del trattamento deve sollecitare come richiesto dall’art. 32 del Gdpr. L’amministratore di condominio deve inoltre far firmare ai fornitori, al dipendente del condominio e all’eventuale autorizzato al trattamento dati in caso di videosorveglianza la nomina di incarico a responsabile esterno (art.28 del Gdpr).
Si tratta di adempimenti obbligatori che tolgono tempo all’attività dell’amministratore e che inoltre comportano notevoli spese per il condominio. Basti pensare alla quantità di raccomandate e lettere che deve essere trasmessa. Il gruppo Epra arriva in soccorso del condominio provvedendo all’invio della documentazione a ogni singolo interessato che potrà prenderne visione con un click oppure firmare tramite Otp (one time password).
“In questi anni di consulenza ci siamo accorti che troppi amministratori – spiega Matteo Marini project manager di Epra – erano a rischio sanzione perché non avevano ottemperato agli obblighi imposti dalla normativa europea, non tenevano traccia degli invii e non erano puntuali nel fornire le informative. Abbiamo così realizzato una piattaforma in grado di fare tutto questo al posto dell’amministratore tenendo noi traccia degli invii e restituendo i documenti firmati dagli interessati».
Epra avvia così una nuova era nel mondo privacy sollevando l’amministratore dalle incombenze privacy e permettendo al condominio di risparmiare. Epra, società di consulenza privacy, già proprietaria della piattaforma TUIN per assemblee online e miste, aggiunge un nuovo diamante nelle mani dell’amministratore che, mensilmente riceverà una reportistica della situazione privacy di tutti i suoi condomini e potrà scaricare in qualsiasi momento i documenti firmati dagli interessati. Epra diventa così la prima società di consulenza privacy che oltre a inviare la documentazione riesce a farla firmare in tempo reale e a renderla disponibile all’amministratore. Se il consulente si occupa della privacy a 360° l’amministratore può tirare un respiro di sollievo.
di Matteo Marini
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